Desarrollo de negocio
Desarrollo de negocio
Un sistema que permite reducir tiempo y costes administrativos, a la vez que protege la información de la empresa.
Cualquier empresa que conozcamos, independientemente de su tamaño, genera un gran número de documentación diaria, que, en la mayoría de los casos, la ley obliga a conservar durante un amplio periodo de tiempo, con la consecuente organización y espacio dedicado que ello implica.
Todo esto, sumado al tiempo empleado en buscar un documento concreto y, la necesidad de proteger la información de nuestra empresa frente a posibles robos de información, ha derivado en que muchas empresas opten por utilizar un gestor documental que les permita mantener toda la información corporativa de forma organizada, segura y eficiente.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema que lee y almacena de forma digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento para revisar toda información que se requiera. Reconoce campos clave en un documento y automatiza la incorporación de los mismos a nuestros sistemas de gestión empresarial o contabilidad.
¿Qué ventajas ofrece un gestor documental?
- Digitalización e incorporación automática de facturas en el ERP o software de contabilidad:Una de las principales ventajas que nos ofrece digitalizar nuestros documentos es que no se deterioran, se emborronan o rompen, como puede suceder con los documentos en papel, pudiendo disponer de ellos siempre que queramos y en las mejores condiciones posibles. Además, nos permite volcar directamente nuestras facturas contra el software de contabilidad sin necesidad de introducir los datos manualmente.
Acceso centralizado a la documentación: recopilar todos los documentos de tu empresa en un mismo software de gestión ofrece muchas ventajas, sobre todo, a la hora de agilizar las tareas y reducir el tiempo de espera en nuestros procesos, permitiendo realizar búsquedas dinámicas de documentos a través de un buen filtrado de información.
Mejora la seguridad y el acceso a la información: un sistema de gestión documental, permite gestionar el acceso a la información de manera que cada usuario tenga permisos predefinidos para cada tipo de documentación. De esta manera, se mejora el control de la información sensible, protegiendo la privacidad de la empresa y los clientes. No obstante, también podemos realizar copias de seguridad con sistemas de back up online, que nos permitirán asegurar que toda nuestra información está a salvo y puede recuperarse en caso de desastre.
Reducción de costes: un correcto sistema de gestión documental estructura óptimamente la información, reduciendo drásticamente los costes económicos de archivadores, estanterías, impresora, tinta, papel, etc. lo que implica, además, ser más respetuoso con el medio ambiente.
Mejora de la productividad y el rendimiento: tener implantado un software de gestión documental, libera a los empleados de tareas manuales de bajo valor (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar información en discos duros, etc.) permitiendo que se centren en tareas más importantes para la consecución de mejores resultados de la empresa.
Es por eso que en Proconsi, ofrecemos una nueva solución de gestión documental que te ayudará a ahorrar tiempo y costes en los procesos administrativos, permitiendo a tus empleados centrarse en las tareas que más valor aportan a tu negocio. ¿Quieres saber más? Solicita una demostración gratuita y empieza a comprobar las ventajas que el gestor documental puede aportar a tu empresa.
