El ERP en la pyme: guía de aciertos y errores a la hora de elegirlo

• Centralización de información: todos los datos están en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la toma de decisiones basadas en información actualizada.
• Automatización de procesos: un ERP permite automatizar tareas repetitivas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
• Mejora en la eficiencia: al tener procesos más ágiles y coordinados, la empresa puede operar de manera más eficiente y con menos costes operativos.
• Ofrece un mejor control financiero: el ERP permite un seguimiento detallado de las finanzas, ayudando a la empresa a gestionar mejor sus recursos y presupuestos.
• Ofrece escalabilidad: a medida que la empresa crece, el ERP puede adaptarse y crecer con ella, añadiendo nuevos módulos o funcionalidades según sea necesario.

En resumen, un ERP ayuda a una pequeña empresa a organizarse mejor, a optimizar sus procesos y a tomar decisiones basadas en información, lo que puede traducirse en un crecimiento más rápido y sostenible.

Ya sabemos las ventajas que puede ofrecer un ERP, pero ¿cómo elegir el más adecuado para las necesidades de cada empresa? A continuación, van una serie de aciertos y errores más comunes:

Aciertos:

• Comprueba que cubre las necesidades específicas de tu empresa, concretamente en cuanto a funcionalidades y personalización. Esto puedes hacerlo revisando qué módulos son esenciales en tu día a día (contabilidad, gestión de stock, recursos humanos, etc.), y verificando que el ERP se pueda personalizar para adaptarse a los procesos específicos de tu negocio.

• Ten en cuenta la escalabilidad: uno de los objetivos de cualquier empresa es crecer, y el ERP que elijas debe poder crecer contigo. Valora si es fácil agregar usuarios, funcionalidades, o integrarlo con otras herramientas a medida que tu empresa crezca.

• Facilidad de uso: si algo no tiene un pequeño empresario o un autónomo, es TIEMPO. Asegúrate de que el ERP elegido dispone de una interfaz intuitiva y fácil de usar, esto reduce el tiempo de aprendizaje entre los nuevos usuarios. Además, confirma con el proveedor que puede aportar un servicio de formación, soporte y mantenimiento para ayudarte a sacarle el máximo partido.

• Evalúa el coste total: esto incluye el software, su implementación, el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico.

• Plazos: antes de dar el paso de compra, consulta con el proveedor el tiempo y los recursos necesarios para implementar el ERP.

• Integración con otros sistemas: es importante corroborar que el ERP pueda integrarse con otras herramientas y sistemas que ya utilizas, tanto propias como de terceros.

• Seguridad: asegúrate de que el ERP cumpla con las normativas de protección de datos y ofrezca características de seguridad robustas. También debes verificar si tiene mecanismos para respaldar datos y recuperar información en caso de fallo.

• Prueba y demostración gratuita: siempre que sea posible, prueba el ERP antes de comprarlo. Esto te permitirá evaluar si realmente se ajusta a las necesidades de tu empresa.

Errores más comunes:

• Falta de planificación: muchas empresas no dedican suficiente tiempo a analizar y definir sus necesidades antes de seleccionar un ERP. Esto te puede llevar a elegir un sistema que no cubra adecuadamente las áreas críticas del negocio.

• Expectativas poco realistas: no establecer metas claras y medibles sobre lo que se espera lograr con el ERP puede llevar a desilusiones y falta de alineación entre el sistema y los objetivos empresariales.

• Seleccionar por precio: optar por el ERP más barato sin considerar si cumple con todos los requisitos del negocio puede ser un error costoso a largo plazo.

• Basarse solo en la popularidad de la marca: escoger un ERP por su nombre de marca sin analizar si es adecuado para las necesidades específicas de la empresa.

• No involucrar a los usuarios finales: aunque la plantilla sea pequeña, es un error no contar con los empleados que van a hacer uso de ERP. La falta de participación puede llevar a una resistencia al cambio y a una implementación fallida.

• Falta de planificación de la implementación: no tener un plan realista para la implementación, incluyendo etapas, recursos necesarios, y cronogramas, puede llevar a retrasos y costes adicionales.

• Sobrepersonalización del sistema: modificar en exceso el ERP para adaptarlo a procesos muy específicos puede hacer que sea más difícil de mantener, actualizar y puede aumentar significativamente el coste.

• Falta de monitorización y evaluación post-implementación: no realizar un seguimiento y control del desempeño del ERP después de la implementación puede impedir la detección temprana de problemas y oportunidades de mejora.

Si estás buscando un ERP, te animamos a que pongas en práctica estos consejos, analices nuestros software de gestión y solicites la atención de un especialista o la demo de alguno de nuestros servicios.

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